Pragniemy podzielić się z Państwem naszym bogatym doświadczeniem w zakresie zarządzania dokumentacją. Głównym celem firmy Past Actum Sp. z o.o. jest dostarczenie nowoczesnych rozwiązań dotyczących archiwizacji (w tym także archiwizacji elektronicznej) i przechowywania dokumentów w pełni dostosowanych do rzeczywistych potrzeb klientów. Lokalizacja w centrum Polski w znaczny sposób ułatwia szybkie dotarcie do klienta i sprawne reagowanie na jego rzeczywiste potrzeby. Elastyczność naszej połączona z indywidualnym podejściem do każdego projektu sprawia iż możecie Państwo skorzystać z pełnego pakietu usług jak również konfigurować je według Waszego uznania.

Oferujemy Państwu:

• Odbiór od klienta przeznaczonych do archiwizacji dokumentów – przy odbiorze dokumenty są pakowane w przeznaczone do tego pudła, a każdy odbiór potwierdzany jest protokołem zawierającym wszelkie istotne informacje
• Porządkowanie dokumentacji - segregowanie dokumentacji archiwalnej (kat A) i niearchiwalnej (kat B), kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla użytkownika oraz przepisów zewnętrznych. Następnie porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie, nadawanie teczkom tytułów, dat skrajnych oraz kategorii archiwalnych zgodnych z obowiązującymi przepisami archiwalnymi przygotowanie wydzielonych dokumentów, których okres przechowywania już minął do bezpiecznego zniszczenia, wykonanie spisu akt, pakowanie dokumentów do specjalnych pudeł archiwizacyjnych i ich oznakowanie.
• Skanowanie, czyli przetworzenie dokumentów papierowych do postaci elektronicznej – odpowiednio przygotowane (np. usunięcie zszywek i spinaczy) i posortowane dokumenty są skanowane. Każda partia dokumentacji jest indeksowana według zaleceń Klienta. Zeskanowane dokumenty poddawane są weryfikacji, a następnie zostają przywracane do ich pierwotnej postaci. Po wprowadzeniu pliku dokumentów do pamięci komputera zarządzanie nimi jest bardzo proste: znacznie skraca się czas potrzebny na wyszukanie konkretnych akt, przy równoczesnym zmniejszeniu powierzchni biurowej i redukcji kosztów.
• Odczytywanie danych z dokumentów:  
  • OCR: rozpoznawanie pisma maszynowego
  • ICR: rozpoznawanie pisma ręcznego
  • OMR: zaznaczanie
  • Czytanie kodów kreskowych
• Tworzenie elektronicznego repozytorium danych - zeskanowane dokumenty wraz z wszelkimi danymi (lista dokumentów, ilość pojemników, daty odbiorów, wyszukiwań/dostaw, brakowania etc) są wprowadzane do elektronicznej bazy danych. Dokumentów są dzielone na grupy w celu ustalenia parametrów, za pomocą których będą w łatwy sposób wyszukiwane w bazie danych.
• Sprzedaż oprogramowania – naszym klientom oferujemy pomoc i doradztwo w zakupie optymalnego oprogramowania dostosowanego do ich rzeczywistych potrzeb.
• Możliwość przechowywania Państwa danych na udostępnionym serwerze.
• Przechowywanie i udostępnianie dokumentów – akta przechowywane są w kartonach archiwizacyjnych w specjalnie przystosowanych pomieszczeniach wyposażonych w urządzenia zapewniające optymalne warunki do długotrwałego przechowywania dokumentacji, zabezpieczone przez monitoring instalacje alarmową i przeciwpożarową.
• Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej zlikwidowanych przedsiębiorstw – zapewniamy profesjonalną obsługę byłych pracowników w zakresie wydawania odpisów lub kopii tych dokumentów.
• Dostęp do dokumentów wyłącznie przez uprawnione osoby, na których polecenie wykonujemy: zlecenie wyszukania i dostarczenia oryginałów do wskazanej lokalizacji lub zlecenie wyszukania, skanowania i przesłania dokumentów pocztą, faksem lub mailem
• Wypożyczanie potrzebnych dokumentów – każda wysyłka jest kontrolowana (nota w bazie danych), a archiwum monituje odbiorcę o ich zwrot. W celu zapewnienia ich poufności przed każdą wysyłką oryginały są pakowane i adresowane.
• Brakowanie i niszczenie dokumentacji - wydzielenie z zasobu aktowego dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania określony przepisami archiwizacyjnymi już minął, a następnie (na podstawie zaakceptowanej przez Klienta listy) ich niszczenia. Proces ten polega na bezpiecznym, nieodwracalnymi fizycznym zniszczeniu dokumentów. Wykaz zniszczonych akt zostaje ujęty w protokole przekazywanym do Klienta.
• Przechowywanie dowolnej dokumentacji bez archiwizacji oraz brakowania - na życzenie klienta dokumenty pakowane są do specjalnie oznaczonych pudeł i umieszczane na półkach. Okres przechowywania pudeł zawarty jest w umowie.